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Detalles de Secretarios ejecutivos y auxiliares administrativos


Descripción

Dan apoyo administrativo de alto nivel realizando investigaciones, preparan informes estadísticos, atienden solicitudes de información y desempeñan funciones administrativas como preparar correspondencia, recibir visitantes, organizar entrevistas telefónicas y programar reuniones.

Responsabilidades

  • Coordina y dirige servicios de oficina, como registros y elaboración de presupuestos, personal y limpieza para ayudar a los ejecutivos.
  • Archiva y recupera documentos, registros e informes de la empresa.
  • Explica a los empleados políticas y procedimientos administrativos y operativos.
  • Organiza reuniones.
  • Lee y responde la correspondencia.
  • Estudia métodos administrativos para mejorar el desarrollo de las operaciones, simplificar procedimientos de información o aplicar reducciones de costos.
  • Analiza prácticas y procedimientos operativos para crear métodos nuevos o revisar los existentes.
  • Prepara registros e informes, como recomendaciones para soluciones de problemas administrativos e informes anuales.

Intereses

  • Social - Las profesiones sociales por lo regular incluyen el trabajar con, comunicarse con, y enseñar a otras personas. Estas profesiones incluyen a menudo el ayudar o proporcionar servicio a otros.
  • Emprendedora - Las profesiones emprendedoras por lo regular involucran el iniciar y llevar a cabo proyectos. Estas profesiones pueden involucrar asumir liderazgo de otras personas y tomar muchas decisiones. A veces requieren tomar riesgos y a menudo tratan con negocios.
  • Convencional - Las profesiones convencionales por lo regular involucran el seguir procedimientos fijos y de rutina. Estas profesiones pueden incluir el trabajar con datos y detalles más que con ideas. Hay normalmente una línea clara de autoridad a seguir.

Educación, Capacitación, Experiencia

  • Educación - Se requiere de título universitario (cuatro años de estudios) para ejercer la mayoría de las ocupaciones en esta zona. Sin embargo, ciertas ocupaciones no lo requieren.
  • Capacitación - Por lo general, se necesitan varios años de experiencia laboral, capacitación en el lugar de trabajo y/o capacitación profesional en las ocupaciones de esta zona.
  • Experiencia - Se requiere tener de dos a cuatro años de aptitudes, conocimientos o experiencia laboral en el área para ejercer las ocupaciones de esta zona. Por ejemplo, un contador debe cursar cuatro años de universidad y trabajar en el área de contabilidad para considerarse calificado.

Conocimiento

  • Computadoras y electrónicos - Conocimiento de tableros de circuito, procesadores, chips, equipo electrónico, hardware y software, incluyendo aplicaciones y programación.

Habilidades

  • Comprensión de lectura - Entender oraciones y párrafos escritos en documentos relacionados con el trabajo.
  • Audición Participativa - Prestar toda la atención a lo qué otras personas dicen, tomándose el tiempo necesario para entender los argumentos expuestos, realizar preguntas según sea apropiado, y no interrumpir en momentos inapropiados.
  • Escribir - Comunicarse eficazmente por escrito y de acuerdo con las necesidades de los lectores.
  • Coordinación - Ajustar las acciones propias en relación con las acciones de otros.

Carreras Parecidas

  • Analistas de gestión
  • Empleados de adquisiciones
  • Empleados de producción, planeamiento y facilitación
  • Empleados municipales
  • Secretarios jurídicos
  • Secretarios, excepto secretarios jurídicos, médicos y ejecutivos
  • Técnicos en bibliotecología